Por lei, o certificado digital é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido (para todo âmbito nacional) e em apenas algumas cidades para o regime de Simples Nacional (como Belo Horizonte/MG e Porto Alegre/RS).
Além disso, as empresas que possuem funcionários precisam desta tecnologia para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial, que é o sistema do governo que torna as atividades mais simples de serem resolvidas.
O certificado digital para empresas é uma das tecnologias que mais está em alta no momento e que faz total diferença na praticidade e agilidade do serviço de contabilidade da sua empresa. Portanto, se você tem um CNPJ, pode aproveitar esse recurso para manter sua contabilidade em dia.
Ao adotar o certificado digital, a empresa passa a emitir as notas fiscais eletrônicas (NF-e) com muito mais facilidade e segurança. É por isto que nós da Contabilidade Santo Ivo estamos aqui para ajudar você, empresário do Simples Nacional e Lucro Presumido que precisa de auxílio a contratação deste serviço.
Acompanhe um resumo que fizemos para você sobre o tema.
O que é certificado digital?
O certificado digital é basicamente um instrumento que permite que pessoas físicas ou jurídicas assinem documentos digitalmente e se identifiquem em ambientes online.
Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o uso do certificado digital tem total validade jurídica, seja com órgãos públicos, prefeituras, tribunais, órgãos fiscalizadores, etc. Ou seja, ao utilizar essa tecnologia, a sua empresa fica tão resguardada quanto se tivesse assinado os documentos à caneta.
Existem dois tipos de certificado digital para empresas:
A1 — software que pode ser instalado em um ou mais computadores, com validade de até 1 ano;
A3 — dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade máxima de 3 anos (pode ser um token ou um smartcard).
Os certificados digitais para empresas também são diferenciados de acordo com a finalidade. Os principais adotados em pequenos negócios são:
NF-e — utilizado para emitir documentos fiscais de diferentes tipos, como notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e);
e-CNPJ — adotado para identificar a empresa em meios digitais e para realizar atos em ambientes online (inclusive emissão de notas fiscais).
O que é necessário para se obter um certificado digital para empresas?
Como conseguir um certificado digital para empresa é uma dúvida comum do empreendedor, mas o processo é mais fácil do que se imagina.
O primeiro passo é entrar em contato com a certificadora e reunir a documentação exigida pela autoridade certificadora. As exigências podem variar de acordo com cada empresa, mas geralmente os documentos necessários são:
estatuto, contrato social ou ato constitutivo da empresa;
cartão do CNPJ (impresso no site da Receita Federal);
cadastro do SINTEGRA Estadual para empresas de comércio.
Também podem ser requisitados documentos dos responsáveis legais pela empresa, como:
RG, CNH ou outro documento que comprove identidade; CPF ou comprovante de residência.
O próximo passo é comparecer presencialmente à autoridade certificadora. Essa etapa é necessária para coletar a biometria (impressão digital) e fazer a validação. Em caso de mais de um sócio, é necessário que apenas o representante legal que foi indicado na Receita Federal compareça.
Qual é a aplicação do certificado digital para empresas?
Os certificados digitais oferecem muitas vantagens para as empresas. Ao obter o e-CNPJ, por exemplo, é possível:
- realizar transações bancárias com mais segurança;
- acessar serviços da Receita Federal, como o centro virtual de atendimento ao contribuinte (eCAC), SEFAZ, etc.;
- assinar contratos virtualmente com validade e segurança;
- usar serviços de contabilidade online;
- enviar declarações como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
- emitir documentos fiscais;
- participar de leilões online;
- entre outros.
Além disso, o certificado digital ajuda a empresa a se manter regularizada perante o Fisco, já que com esse recurso o pequeno empreendedor consegue emitir e assinar as notas fiscais eletrônicas com segurança. Outro destaque é a eliminação da etapa de protocolo físico do livro contábil, que passa a ser realizado online.
Se você for um prestador de serviço, por exemplo, poderá emitir as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e), conforme exigência da legislação. Outra vantagem é que o certificado digital impede que um documento seja alterado depois de assinado.
O certificado digital também comprova autoria, data e hora da assinatura. Assim, a empresa consegue garantir a autenticidade do documento em uma eventual fiscalização do governo.
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